哈囉，我是切版直播班的卡斯伯老師
這是「專題班」專屬的週報，每週我會花點時間跟大家分享：
我們公司不定期會有一些教育訓練，有些會請外部的講師來做分享，另外則是我們內部的人與大家分享自己的經驗或心得等等。像是有同事很喜歡出國旅遊，那麼就會跟大家分享再出國旅遊要注意的一些事情，或者是說他在旅遊中發生有趣的事。
這次的教育訓練是在講時間管理，主講的人是洧杰老師，會由洧杰老師來做介紹，原因是因為在公司中我們都認為他的時間管理做得很好，會讓人產生一種錯覺，感覺同一時間會有很多洧杰一起工作， 公司裡面的梗也有提到過：「你是哪一個洧杰啊？」、「影分身之術？」
在這場時間管理中，洧杰介紹了很多的概念， 我想從中跟大家分享一個最核心的概念， 也是許多職場老手做得比較好的地方，如果你在工作或生活中，常常覺得事情沒有好好的推進，那麼本篇的概念你可以參考看看。
這篇文章就只介紹一個艾森豪矩陣。德懷特·大衛·艾森豪是一名美國國政治人物、陸軍將領。他曾在1953年至1961年間任美國第34任總統，並於第二次世界大戰期間，擔任盟軍在歐洲最高指揮官（資料來源：wiki）。
艾森豪有一句名言：「急迫的問題不重要，而重要的問題始終不急迫」， 許多看似緊急的事情，其實一點都不重要，而真正重要的事情是不急迫的，而很多人在工作中或生活上都是搞錯了方向，把重心都放在急迫但不重要的事情上， 卻沒有真正的把精力放在真正重要的事情上。
依據這個概念，可以畫出以下的矩陣圖，分別分為四個象限、四個區塊。
分別包含：
在我們的教育訓練中，就是要了解工作應該怎麼區分重要以及緊急程度， 至於怎麼樣的區分方式是對的，則需要一些練習，所以在看這篇文章的各位，可以先列出最近的工作項目，例如：
請花些時間撰寫 4 ~ 6 個工作項
列出的項目不用很多，約四到六個即可。列出來以後試著把這些項目一一的放到矩陣上， 你可以在一張紙上面撰寫，或者像我一樣使用繪圖軟體把事項放到矩陣上。 接下來你應該會得到如下的範例（本圖只是示意，並非答案）。
在這張完成的矩陣圖上面，要了解的是你在每個區塊放了多少事項。 最美好的情況下，是每一個區塊平均分放工作事項，比較不理想的情況是「重要且緊急」的項目偏多， 這會代表你常常被瑣事追著跑，而沒有辦法把心力放在真正重要的事情上。
如果在上面的練習中，你分配得很平均，甚至沒有重要且緊急的事項， 那麼恭喜你， 代表你可以把精力放在真正重要的事情上。 那麼如果你的重要且緊急的項目變多， 就要了解真正核心的問題點在哪。
可以先思考一下，為什麼會把工作放在「重要且緊急」的項目上？ 會把工作項目放在重要且緊急 通常會有幾個原因，比較常見的包含：
這樣看起來，好像這些工作也都是很重要啊，怎麼能移動到不重要的項目上呢？
要了解，我們並不是不去執行這些工作，而是我們需要保護重要的精力， 將精力花費在重要的工作上。
我們這次的教育訓練，會用工作坊的形式讓我們同事之間互相討論，透過討論的形式會了解彼此之間如何解決問題，許多事情其實沒有一個真正絕對的解方， 透過互相討論可以了解更多方法，從而找到一個適合自己的方式， 所以以下的解方，就是透過互相討論而總結出的，可以給大家參考看看。
在前面有提到，會把工作項目放在重要且緊急的項目上， 通常會跟壓力還有時間性有關係，所以可以透過一些方式避免壓力或時間性干擾到精力，討論的解法如下：
1. 不要去關注這些不重要項目：
就公司幾位時間管理較佳的夥伴，都有這樣的做法，我們會把「訊息通知」通通關掉，像是 LINE、Discord 的訊息，都不會透過電腦、手機上跳出，因為那通常是不重要的訊息，而且現在是非同步工作為主流的型態，大家越來越能接受傳訊息後，等待一段時間才接收到回覆。
以洧杰來說，他的 Mac OS Dock（如同 Windows 下方的工作列），都是會採用自動關閉的方式，避免不重要的訊息彈出影響；而我及幾位同事的 LINE，未讀都是一直維持 999+ 的狀態（因為這樣就不用擔心有新的數字了），目的也都是忽略這些不重要的訊息。
2. 規劃一個時段，處理這些緊急且不重要的工作項目：
上方提到我們會忽略掉這些不重要的訊息，但我們並不是不去處理，而是會規劃一個時段在統一進行回覆， 以我來說，我每天大概只會回覆三次左右， 所以如果有同學私訊我，我一般不會馬上回覆， 通常會等 6 至12小時才會收到我的回覆。
我們公司是使用 Slack、Discord 這類型的通訊工具來討論工作事項，這類型的通訊工具有一個優點，就是可以把訊息切換成未讀，這個概念簡直可以得諾貝爾獎，因為我們可以先把訊息看過之後，然後再重新安排決定執行的時間，不會因為對方看到已讀，而產生壓力讓我們需要立即的去做回覆。
已經讀取，但被切換成未讀的訊息
LINE 在手機版則可以先預覽， 但整體來說並不是很好用， 而且不小心已讀以後， 因為沒有辦法切換成未讀，導致於這個工作常常被忽略掉。
3. 流程化
在我們工作中，會有許多不同的流程需要去進行，像是以課程影片製作來說，就包含了影片拍攝、影片粗剪、修飾人聲、上字幕、上傳至影音平台等等。
過去我們拍攝一部 8 分鐘課程影片， 在已經錄製完成的情況下，還需要花費30分鐘至一個小時進行粗剪，更別說後來還有上字幕等、影片彙整等工作。 而我們現在會透過各種流程化， 以及找尋更好的工具來進行優化，像是以影片粗剪來說，在錄製的過程中，就會標示哪些區段可能在錄製時就出錯了，然後剪輯時就針對有錯的地方進行修正，所以在粗剪上，就只需要不到 30 分鐘。
而後，團隊還會依據影片進行流程化管理，請專門的人上字幕、檢視錯誤、統一上傳等等，這樣就不需要把課程影片的工作都落在自己身上， 我們老師，就只需要把精力放在最重要的課程準備、課程錄製上。
當然錄製影片只是其中一項，我們公司有超多流程化的文件，就是為了讓工作流程更加順暢。
4. 自動化處理
隨著科技的進展， 越來越多的工作可以被自動化， 像是以水電費或是網路費等等，就可以設定由銀行自動扣款，就不需要花費心力還要安排時間去繳納，也不用擔心 “下班要記得做這件事” 的壓力，導致於心裡一直懸在那。
洧杰老師在這個部分做得更極端，當能自動化繳納他一定會設定自動繳款，但如果遇到不能自動繳的，他就不去繳 🫠。等到被罰錢或是已經被追到緊繃的時候，他才會一起處理。
對他來說，他的精力比那些罰款更加重要，他寧願付一些罰金，也不願意浪費精力在這些事情上 😂。
上述題了許多方法來面對緊急的事情， 目的就是要把精力放在重要的問題上。
重要的問題始終不急迫，原因在於重要的問題通常是要面對未來的事， 我們需要做好各種準備來面對未來的需求，像是以我們來說，會在每年的年末規劃下一年度的工作事項， 包含每一個課程的準備期、銷售期、開學典禮、上課期間等等（下圖是去年規劃的，所以時間可能會有所落差，但通常落差不超過一週）。
透過提前的年度規劃，我們在當年度就可以專注在每個時間點做該做的事情，而不是在事情要發生之前，才緊急的安排要做哪些事， 這附近非常耗費精神，而且很容易出差錯。
所以最後讓同學思考看看，目前對你來說哪些事情是真正重要的，有哪些事情是緊急但是不重要的，而這些不重要的工作你可以怎麼樣去優化它。
主線的作業繳交結束囉，接下來可以回到專題持續推進，學習進度可以參考學習進度文件。
另外，如果有任何專題上的問題，可以詢問專題教練喔。
主要活動行程如下：
| 日期 | 發布頻道位置 | 內容 |
|---|---|---|
| 9/25, 9/28 | 每日活動 | 程式助教 |
| 補充事項 | 在 Notion 中自己的專題頁面回報給教練 | 建議推進的學習進度： |
專題班最後的衝刺：
| 練技術 - 上機考 | 10 小時 | 9/29(日) | 9/19(四) 開放文件規則 | 09/21(六) ｜模擬上機考 09/28(六) ｜正式上機考 | | --- | --- | --- | --- | --- | | 做專題 - 5. 專案開發 | 60 小時 | 10/16(三) | - Git 協作部分- Notion 團隊協作心法流程 | 9/4(三)~10/16(三)，共六週專注開發 |